Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là thủ tục hành chính doanh nghiệp phải thực hiện khi chuyển địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh đến một nơi mới. Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo thông tin địa chỉ mới. Vậy hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm những gì?
Điều kiện để đặt với trụ sở công ty
Đối với trụ sở công ty cần được đăng ký hợp pháp. Theo quy định pháp luật hiện hành thì không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác. Tuy nhiên, việc đăng ký địa chỉ công ty tại chung cư cũng không phải chứng minh trụ sở. Khách hàng có thể cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở để thủ tục giải quyết hồ sơ thay đổi trụ sở nhanh hơn.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng Quận, Huyện, Thành phố trực thuộc tỉnh
Công ty thay đổi địa chỉ trong cùng quận, huyện, thành phố được hiểu là doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh. Trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Bước 1. Làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:
Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Giấy ủy quyền
Bước 2. Tiến hành thủ tục chốt hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ
Chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08 MST
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.
Mẫu 08 về đăng ký thuế.
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới:
Chuẩn bị hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:
Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp,
Mẫu 08 MSTcó đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện/thành phố mới.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới;
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố
Thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố, công ty cần phải thực hiện thủ tục chốt thuế, quyết toán thuế tại tỉnh, thành phố cũ, sau đó mới thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp chuyển tới. Thủ tục thay đổi địa chi công ty khác tỉnh, thành phố được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1. Tiến hành thủ tục chuyển thuế, chốt thuế và quyết toán thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ về việc thay đổi địa chỉ trụ sở
Chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08 MST
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ. (Tải mẫu Quyết định tại đây)
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở. (Tải mẫu Biên Bản Họp tại đây)
Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.
Mẫu 08 về đăng ký thuế.
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
Bước 2. Tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi dự tính chuyển tới
Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ.
Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
Thông báo của Chi cục thuế cũ về việc chuyển địa chỉ công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố mới
Chuẩn bị hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:
Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp,
Mẫu 08 MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện/thành phố mới.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Những câu hỏi liên quan đến hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?
Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp bạn cần lưu ý các vấn đề như sau:
Về việc xử lý hóa đơn, tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp là muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn với địa chỉ cũ hoặc ngừng sử dụng mà cách xử lý sẽ khác nhau;
Thiết kế lại bảng hiệu với địa chỉ mới vừa thay đổi và đặt tại trụ sở công ty;
Thông báo cho ngân hàng, khách hàng, đối tác, cơ quan BHXH… về việc doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ công ty…
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận gồm mấy bước?
Chuyển địa chỉ công ty hay thay đổi trụ sở công ty khác quận bao gồm 2 bước:
Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển quận với Chi cục Thuế quận cũ;
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cho Sở KH&ĐT.
Lưu ý trong quá trình chuyển trụ sở công ty khác quận, bạn không được xuất hóa đơn.
Thủ tục chốt thuế chuyển quận làm như thế nào?
Hồ sơ chuyển quận bao gồm:
Mẫu 08-MST thông báo thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế;
Giấy ủy quyền;
2 bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bạn nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quận cũ và trong khoảng 10 – 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Chi cục Thuế sẽ ra thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế.
Trong thời gian chuyển quận có được xuất hóa đơn không?
Trong quá trình làm thủ tục chốt thuế chuyển quận với cơ quan thuế, bạn không được xuất hóa đơn.
Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến chuyển quận có phải quyết toán thuế?
Không cần phải quyết toán thuế, tuy nhiên khi làm thủ tục chuyển địa chỉ công ty, thay đổi trụ sở công ty khác quận, bạn phải tiến hành thủ tục với cơ quan thuế. Theo đó, trong lúc làm hồ sơ chuyển quận, nếu bạn chưa hoàn thành các nghĩa vụ với cơ quan thuế như nộp thuế, nộp báo cáo thuế… thì cơ quan thuế sẽ yêu cầu bạn hoàn thiện.
Đồng thời, bạn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các quý gần nhất qua mạng điện tử bằng chữ ký số.
Biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty thường dùng
Mỗi thủ tục hành chính luôn gắn với một loại biểu mẫu nhất định. Đối với thủ tục thay đổi địa chỉ công ty thì các biểu mẫu thường dùng bao gồm:
Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin thuế quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC sử dụng để bắt đầu thủ tục chốt thuế.
Mẫu 09-MST thông báo chuyển địa điểm theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC là kết quả công ty nhận được sau khi chốt thuế.
Mẫu II-1 Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phụ lục II-1 thông tư 01/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Mẫu A.I.11.h Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi địa điểm triển khai dự án đầu tư. (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài)
Lưu ý sau khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp
Sau khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp, trong trường hợp chuyển trụ sở sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/ thành phố khác thì doanh nghiệp phải:
Xác nhận nghĩa vụ thuế đối với nơi trụ sở cũ.
Làm thủ tục đăng ký lại dấu pháp nhân của doanh nghiệp và thay đổi cơ quan thuế quản lý. Con dấu doanh nghiệp thông thường hiện nội dung thông tin địa chỉ trụ sở chính, do đó, khi thay đổi địa chỉ trụ sỏ chính, doanh nghiệp phải tiến hành khắc con dấu mới và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như cơ quan thuế.
Nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp sẽ được thực hiện tại cơ quan quản lý thuế ở quận mới.
In ấn lại hóa đơn VAT:
Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có địa chỉ của doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong về hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
